Které kroky je vhodné udělat před tím, než začnete přidávat do systému své zaměstnance, OOPP, majetek, lékařské prohlídky a školení? Pokud chcete mít úvodní vkládání dat co nejjednodušší, začněte níže uvedenými kroky.
Aby byl váš začátek s BOZP.Expertem co nejjednodušší, je potřeba začít následujícími kroky:
- Výběr, úprava či vytvoření pracovních pozic
- Výběr, úprava či vytvoření uživatelských rolí
- Nastavení povinných notifikací
- Nastavení zabezpečení účtu
- Vložení poskytovatelů zdravotní péče
Proč jsou tyto kroky důležité?
1. Výběr, úprava či vytvoření pracovní pozice
Při vkládání či importu zaměstnanců budete každému zaměstnanci přiřazovat pracovní pozici. Pracovní pozice jsou jedním ze stavebních kamenů systému BOZP.Expert, které při správném nastavení výrazným způsobem usnadňují vaši budoucí práci.
Pro vytvoření pracovní pozice máte 3 možnosti:
- Vybrat pracovní pozici z našeho katalogu
- Vybrat pracovní pozici z našeho katalogu a upravit ji dle vašich potřeb
- Vytvořit novou pracovní pozici
U každé pracovní pozice je potřeba zadat údaje v následujících kategoriích:
- Obecné informace: (pokud chcete pomoci s vytvořením těchto informací, můžete využít našeho AI GPT asistenta pro kategorizaci rizik pracovních pozic na tomto odkazu):
- název pracovní pozice
- klasifikace CZ-ISCO
- druh práce
- charakteristika místa výkonu práce
- její směnnost a délka směn
- stručný výčet prováděných činností
- kvalifikační požadavky
- hlavní rizika pracovní pozice
- základní opatření pro předcházení mimořádným událostem nebo jejich následkům
- Kategorizace práce - identifikace rizikových faktorů a jejich hodnocení
- Typ lékařské prohlídky - dle výsledné kategorizace práce
- Profesní rizika - vyberete z rizik, která jsou pro pracovní pozici významná
- Rizikové faktory - pro potřeby lékařské prohlídky (stejně jako u profesních rizik) identifikujete další rizikové faktory, se kterými je pracovní pozice svázána
- Požadavky jiných právních předpisů pro lékařské prohlídky - tyto se budou automaticky propisovat na generované žádosti o pracovně-lékařské prohlídky
- Certifikace - vyberte, které certifikace budou ve vaší společnosti pro danou pozici povinné
- Rizika pro OOPP - identifikujte, specifikujte a vyhodnoťte rizika pro danou pracovní pozici (v této záložce můžete později exportovat do PDF identifikovaná rizika pro potřeby kontrol či auditů)
- Výběr OOPP - zde dle vyhodnocených a identifikovaných rizik stanovte, které typy OOPP (ochranných pracovních prostředků) budou pro danou pracovní pozici povinné. Tyto Vám potom pomohou při výběru a přidělování konkrétní OOPP zaměstnancům.
Pokud najdete v našem katalogu pracovních pozic takovou, která odpovídá jak popisem, tak hodnocením té ve vaší společnosti, můžete ji jednoduše přidat a uložit k pracovním pozicím, které budete v rámci vaší licence BOZP.Expert využívat.
Uloženou pracovní pozici můžete kdykoliv později upravit či upřesnit.
2. Výběr, úprava či vytvoření uživatelské role
Systém BOZP.Expert dokáže velice přesným způsobem řídit uživatelská přístupová práva. Aby jste nemuseli pro každého zaměstnance "od nuly" stanovovat jeho přístupová práva, vytvořili jsem pro Vás několik základních uživatelských rolí, které mají rozsah těchto práv již předem definovaný.
Opět, jako u pracovních pozic, máte u uživatelských rolí a přístupových práv následující možnosti:
- Vybrat z existujících uživatelských rolí
- Vybrat z existujících uživatelských rolí a upravit přístupová práva
- Vytvořit si konfigurací přístupových práv svoji vlastní uživatelskou roli
Přístupová práva umožňují určit, které moduly může uživatel používat a jakým způsobem. Vždy lze jednotlivé moduly zapnout či vypnout. Pokud jsou moduly zapnuty, je možno určit, zda daný uživatel může data v modulu pouze, číst, nebo vytvářet, editovat, mazat nebo archivovat.
Stejně tak lze určit, zda daný uživatel vidí pouze svoje data, data svých podřízených pracovníků nebo všechny data v systému spadající pod konkrétní zákaznický účet.
Základní předdefinované uživatelské role jsou:
- Administrátor licence - má veškerá práva měnit cokoli v v licenci
- BOZP odpovědná osoba - má veškerá právy vyjma správy zákaznické licence a faktura
- Vedoucí pracoviště - má práva týkající se náhledu a editace pracoviště, za které je odpovědný
- Školitel - má práva týkající se správy školení, které má na starosti
- Kontrolor - má práva na kontroly pracovišť a nahlížení na zaměstnance na kontrolovaném pracovišti
- Revizní technik - může řešit revize zařízení a pracovních pomůcek
- Zaměstnanec - má náhled na své přehledy povinností a svůj profil v systému.
Rozsahy jednotlivých uživatelských práv nastavených defaultně pro přednastavené uživatelské role naleznete v knowledge base.
3. Nastavení povinných notifikací
Jedním z dalších nastavení je též určení, které notifikace budou pro Vaše zaměstnance povinné. Každý zaměstnanec může ve svém profilu určit, které e-mailové upozornění mu budou chodit e-mailem. Pokud chcete některé notifikace určit jako povinné tak, aby zaměstnanec nemohl vypnout jejich příjem, zapněte je jako povinné v nastavení firemního účtu.
Notifikace, které neoznačíte jako povinné, bude moci zaměstnanec vypnout a nebudou je tedy dostávat e-mailem. Notifikace a upozornění však bude mít dále aktivní po přihlášení v jeho uživatelském účtu.
4. Nastavení zabezpečení účtu
Při vytváření zákaznického účtu může Administrátor licence určit úroveň zabezpečení přístupu do aplikace. Protože můžou být v aplikaci evidovány osobní a citlivé údaje, pro uživatele, kteří mají přístup ke všem datům v zákaznickém účtu je vhodné nastavit dvoufaktorovou autorizaci.
Pokud administrátor licence zapne dvoufaktorové ověření pro všechny uživatele, mohou si uživatelé vybrat, zda pro dvoufaktorové ověření využijí e-mail nebo autentifikační aplikaci (například Google Authenticator). Tohle nastavení si můžou změnit ve svém osobním "Nastavení účtu".
5. Vložení poskytovatelů zdravotní péče
Pro jednodušší generování žádostí o pracovně-lékařské prohlídky a lékařských posudků je potřeba zadat používané poskytovatele zdravotní péče. Jejich zadání najdete v Nastavení -> Správa dat -> Poskytovatelé zdravotní péče
